Hier ordnest du die allgemeinen Rechnungsangaben zu: Rechnungsnummer, Datum, Währung, Summen (Netto/Brutto), Zahlungsziel, Freitexte, globale Referenzen (z. B. Kundenbestellnummer). Wichtig ist, dass Datumswerte normiert werden (YYYY‑MM‑DD) und Währungscodes als ISO‑Code (z. B. EUR) geliefert werden. Globale Steuerblöcke (pro Steuersatz: Bemessungsgrundlage, Steuerbetrag, Satz, Kategorie) werden hier ebenfalls befüllt; der Steuersatz stammt oft aus demselben Feldbestand wie bei den Positionen, wird aber auf Dokumentebene als Summenblock übergeben.
Du wählst das Layout, auf dem die Unternehmensdaten des Rechnungsstellers gepflegt sind, und mapst u. a.: Name, Rechtsform (optional), Adresse (Straße/PLZ/Ort/Land), USt‑IdNr., Steuernummer (falls genutzt), Kontaktkanäle (Telefon/E‑Mail), Bankbezug (falls zentral). Achte darauf, Länder als ISO‑Code (DE, AT, …) zu hinterlegen, sofern das Profil das verlangt bzw. die Validierung es empfiehlt.
Analog zum Verkäufer: Layout mit Kundendaten wählen und Felder mappen (Name, Adresse, Ansprechpartner, E‑Mail, ggf. Kundennummer). Wenn der Kunde separate Rechnungs‑/Lieferadressen nutzt, kannst du im Bereich Lieferung/Leistung (s. u.) eine abweichende Empfangsadresse hinterlegen.
Hier mappst du Leistungszeitraum oder Lieferdatum, ggf. Lieferadresse, Lieferverweis (z. B. Lieferscheinnummer, Lieferbedingung/IncoTerms) und — wenn im Unternehmen so gepflegt — Projekt/Contract‑IDs. Datumsangaben wieder normiert, Zeiträume entweder als Start/Ende oder per Einzeldatum (je nach Profil und Praxis).
Du wählst das Layout mit den Zahlungsinformationen: Zahlungsbedingungen (z. B. 14 Tage netto, Skonto‑Regeln), Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname), ggf. Zahlart (Überweisung, SEPA, Karte) und Verwendungszweck. Wenn IBAN/BIC getrennt gepflegt werden, mappe beide; wenn der Kunde alternative Kanäle nutzt (z. B. PayPal‑Link), kannst du das in einen Freitext oder ein optionales Feld legen, solange das Profil es zulässt.
Für die Positionszeilen wählst du ein Layout mit dem Portal (oder eine Liste), aus dem/der die Artikel‑ bzw. Leistungszeilen kommen, und ordnest dann die gängigen Schlüssel zu, typischerweise: Positionsnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer (SKU), Menge, Einheit (Code), Einzelpreis netto, USt‑Satz (%), Auftragsreferenz. Optional sinnvoll sind Steuerkategorie (S, Z, E, AE …), Gesamt netto (Zeile), Liefer‑/Leistungsdatum je Position, Buyer Item ID, Rabatt/Zuschlag.
Wichtig ist, dass Zahlen dezimal mit Punkt geliefert werden und Einheiten als UN/ECE‑Code (C62=Stück, HUR=Stunden etc.). Der USt‑Satz pro Zeile gehört hier rein, zusätzlich werden auf Dokumentebene die globalen Steuerblöcke aufgebaut (Summen pro Satz) — das Add‑on nimmt dafür die Zeilenwerte aggregiert, sodass du dich nicht doppelt abmühen musst.
Damit die Mappings in jeder Kundenumgebung stabil laufen, bringt das Add‑on kleine, aber wirksame Helfer mit: Zahlen werden — wenn aktiviert — automatisch von Komma auf Punkt konvertiert; Datumswerte werden nach YYYY‑MM‑DD normiert; Einheiten lassen sich auf Großschreibung und zulässige Codes begrenzen; Leerwerte werden leer übergeben statt mit Platzhaltern; Texte werden getrimmt und Anführungszeichen korrekt escaped. Eine integrierte Validierung prüft pro Bereich die ZUGFeRD‑Pflichtfelder (abhängig vom gewählten Profil), zeigt fehlende Mappings unmittelbar an und verhindert so fehlerhafte Exporte noch vor der Erzeugung.
Jede Konfiguration kann per Testlauf geprüft werden: Das Add‑on erstellt eine Vorschau der resultierenden Datenstruktur (z. B. JSON/CSV) und protokolliert, welche Felder aus welchem Layout herangezogen wurden. So erkennt man Abweichungen (z. B. falsches Layout gewählt, Feld leer, Einheitstext statt Code) sofort, bevor eine ZUGFeRD‑Datei erzeugt wird.
Weil viele Kunden mehrere Dateien/Layouts einsetzen, speichert das Add‑on die Zuordnung versioniert pro Datei bzw. Mandant. Du kannst Mappings exportieren/importieren (z. B. zwischen Test‑ und Produktivsystem), duplizieren (für ähnliche Kunden) oder umschalten (falls der Kunde alternative Layouts hat), ohne die eigentliche Datenstruktur anzufassen.